Zeitmanagement für Therapeut:innen: 5 praktische Tipps

Zwischen Therapiesitzungen, Dokumentation und Supervision bleibt oft wenig Zeit zum Durchatmen. Dabei ist gerade für Therapeut:innen die eigene Balance essentiell. Hier sind fünf praktische Tipps für besseres Zeitmanagement.

1. Dokumentation sofort oder gar nicht

Das größte Zeitloch in vielen Praxen: aufgeschobene Dokumentation. Nach einer intensiven Sitzung möchte man erstmal durchatmen - verständlich. Doch je länger die Dokumentation aufgeschoben wird, desto mehr Zeit kostet sie später.

Die Lösung:

• Plane 15 Minuten nach jeder Sitzung für Dokumentation ein
• Nutze Stichpunkte während der Sitzung (sofern therapeutisch vertretbar)
• Setze auf KI-gestützte Tools, die aus Stichpunkten vollständige Protokolle erstellen

Eine Sitzung, die um 14:00 Uhr endet, sollte um 14:15 Uhr dokumentiert sein - nicht um 20:00 Uhr abends.

2. Batching: Ähnliche Aufgaben bündeln

Das ständige Wechseln zwischen verschiedenen Aufgabentypen kostet mental Energie. Effektiver ist es, ähnliche Tätigkeiten zu bündeln:

Beispiel für einen strukturierten Praxistag:

| Zeit | Aufgabe |

|------|---------|

| 08:00-08:30 | E-Mails & Admin |

| 08:30-12:30 | Therapiesitzungen (mit Dokumentationspausen) |

| 12:30-13:30 | Mittagspause |

| 13:30-17:30 | Therapiesitzungen (mit Dokumentationspausen) |

| 17:30-18:00 | Tagesabschluss & Vorbereitung morgen |

3. Die Zwei-Minuten-Regel anwenden

Übernommen aus David Allens "Getting Things Done": Wenn eine Aufgabe weniger als zwei Minuten dauert, erledige sie sofort.

Beispiele:

• Kurze E-Mail beantworten → sofort
• Termin bestätigen → sofort
• Dokument ablegen → sofort

Was länger dauert, kommt auf eine Liste mit festem Zeitblock.

4. Nein sagen lernen

Therapeut:innen sind oft besonders empathisch - das macht den Beruf aus. Doch diese Stärke kann zur Schwäche werden, wenn es um Grenzen geht:

• Notfalltermine nur bei echten Notfällen
• Überstunden nicht zur Regel werden lassen
• Zusatzaufgaben kritisch prüfen

Ein ausgebrannter Therapeut hilft niemandem. Die eigene Balance ist Voraussetzung für gute therapeutische Arbeit.

5. Digitale Tools strategisch einsetzen

Die richtige Software kann Stunden pro Woche sparen:

Terminverwaltung

• Online-Buchungssysteme reduzieren Telefonate
• Automatische Erinnerungen verringern No-Shows
• Kalender-Synchronisation verhindert Doppelbuchungen

Dokumentation

• KI-gestützte Protokollierung spart bis zu 10 Stunden/Woche
• Vorlagen für wiederkehrende Dokumenttypen
• Spracherkennung für schnellere Eingabe

Praxisorganisation

• Digitale Klientenakten
• Strukturierte Ablage
• Effiziente Praxisverwaltung

Bonus: Der Wochenrückblick

Nimm dir jeden Freitag 15 Minuten für einen Wochenrückblick:

1. Was lief gut?
2. Wo habe ich Zeit verloren?
3. Was möchte ich nächste Woche anders machen?

Diese kleine Routine führt langfristig zu großen Verbesserungen.

Fazit

Gutes Zeitmanagement ist keine angeborene Fähigkeit - es ist erlernbar. Starte nicht mit allen Tipps gleichzeitig. Wähle einen aus, setze ihn zwei Wochen um, und füge dann den nächsten hinzu.

Die gewonnene Zeit gehört dir: für Klientinnen und Klienten, für Weiterbildung, oder einfach für dich selbst.